Factuur maken als zzp'er: wat er op moet en hoe het sneller kan

Een factuur is pas geldig als alle verplichte gegevens erop staan. Hieronder vind je de eisen, de regels voor factuurnummering en betaaltermijn, en hoe je van geboekte uren in één handeling een factuur maakt.

Verplichte gegevens op je factuur

• • Je bedrijfsnaam, adres met plaatsnaam en je KvK-nummer.
• • Je btw-identificatienummer (en dat van je klant bij btw verlegd of levering binnen de EU).
• • Naam en adres van je klant.
• • Een doorlopend, uniek factuurnummer.
• • De factuurdatum en de datum of periode van de geleverde dienst.
• • Een omschrijving van de werkzaamheden, met aantal uren en het uurtarief.
• • Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal.

Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR), dan bereken je geen btw en vermeld je dat op de factuur. Bij onderaanneming geldt vaak btw verlegd: je factureert exclusief btw en noemt het btw-nummer van je afnemer.

Factuurnummering

Factuurnummers moeten doorlopend en uniek zijn, zonder gaten. Een veelgebruikte opzet is jaar plus teller, bijvoorbeeld 2026-001. Kies één reeks en houd die het hele jaar aan; begin niet elke klant opnieuw bij 1.

Betaaltermijn en bewaarplicht

Spreek een betaaltermijn af — 14 of 30 dagen is gangbaar — en zet die op de factuur. Verstuur je factuur uiterlijk de vijftiende dag van de maand na de levering. Je administratie, inclusief facturen, bewaar je zeven jaar.

Van uren naar factuur

1. 1. Boek je uren op klant en project, met omschrijving en uurtarief.
2. 2. Kies de klant en selecteer de uren en onkosten die nog niet gefactureerd zijn.
3. 3. Groepeer per regel of per project en voeg eventueel handmatige regels toe.
4. 4. Download de PDF of het UBL-bestand en markeer de factuur later als betaald.

Veelgestelde vragen

Wat moet er verplicht op een zzp-factuur staan?

Je bedrijfsnaam en adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, de naam en het adres van je klant, een uniek doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, de datum of periode van de dienst, een omschrijving met aantal uren en tarief, en het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal.

Hoe nummer ik mijn facturen?

Factuurnummers moeten doorlopend en uniek zijn, zonder gaten in de reeks. Jaar plus teller, zoals 2026-001, werkt prettig: je ziet direct bij welk boekjaar een factuur hoort en je houdt één reeks voor alle klanten.

Binnen hoeveel tijd moet ik factureren?

Je verstuurt de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je de dienst hebt geleverd. In de praktijk factureer je meestal direct na afronding of aan het eind van de maand.

Moet ik btw op de factuur zetten?

Meestal wel, met het tarief dat bij je dienst hoort. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan bereken je geen btw en vermeld je de KOR. Bij onderaanneming kan btw verlegd van toepassing zijn: dan factureer je exclusief btw met het btw-nummer van je afnemer.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Zeven jaar, net als de rest van je administratie. Bewaar ook je verstuurde PDF's, zodat je bij vragen precies kunt laten zien wat je hebt gefactureerd.

Algemene informatie, geen fiscaal advies. Controleer je situatie bij de Belastingdienst of je boekhouder.